Pelajaran Berharga Bagi Event Organizer Yang Lain (Kuncinya KOMUNIKASI)

Kepada Bp Ir Agus Setiyawan MM, YSH

Sebelumnya kami selaku pribadi dan lembaga meminta maaf yang sebesar-besarnya kepada bapak atas apa yang telah kami lakukan baik itu yang sengaja maupun yang tidak, baik yang secara lisan maupun tindakan. Itu semua terjadi karena kebodohan kami sendiri dan kurangnya pengalaman karena masih menjadi pemain baru sebagai EO/Provider pelatihan, jadi muncullah ketidaktahuan etika-etika yang harus dilakukan tetapi ternyata tidak kami lakukan.

Beberapa hal yang mungkin tidak berkenan di hati bapak, antara lain :

1. Ketika ada permintaan pelatihan oleh sebuah perusahaan dengan topik tertentu, kami pastinya akan menemui pengajar/trainer untuk membahas permintaan pelatihan tersebut dengan meminta pengajar untuk membuat silabus pelatihan ( apabila belum ada silabus pelatihannya) yang akan kami kirim dalam satu paket dalam sebuah proposal penawaran. Mungkin disinilah mulai terjadinya perbedaan pandangan. Pada awalnya kami juga mengira apabila ada perusahaan yang minta pelatihan kepada kami dan agar dikirimkan penawaran pelatihan, itu adalah sebuah permintaan yang pasti, jadi ketika kami menemui pengajar/trainer, seakan-akan kami memberikan sebuah harapan, apabila pasti akan ada pelatihan tersebut di perusahaan A (misalnya). Tentunya hal itu sangat dibutuhkan oleh pengajar dan kami karena sudah tentu kita semua mengharapkan adanya sebuah penghasilan. Ternyata dalam kenyataannya, meskipun perusahaan tersebut telah meminta pelatihan dan minta dikirimkan proposal penawaran, tidak semua proposal penawaran kami tembus/diterima dengan berbagai macam pertimbangan. Sebagai catatan saja, dari puluhan proposal penawaran yang kami kirim atas permintaan mereka sendiri, hanya tembus 1 (satu). Sebuah pelajaran yang sangat berharga bagi kami, jadi kedepan nanti kami tidak akan mengulangi lagi dengan mungkin seakan-akan memberikan sebuah harapan kosong.
2. Apabila proposal penawaran telah dikirimkan kepada perusahaan, tentunya kami akan follow up dengan menghubungi mereka untuk menanyakan apakah proposal penawaran kami telah diterima apa belum, setalah ada kepastian bahwa pihak perusahaan telah menerima proposal penawaran, kami akan menghubungi mereka lg dalam beberapa minggu. Disini terjadi lagi kesalahan kami, ketika kami menanyakan apakah proposal penawaran kami diterima atau tidak, ternyata ada 3 jenis jawaban dari mereka :1. Diterima, 2. Ditolak dan 3. Mengambang (tidak adanya kepastian diterima atau ditolak). Range waktu atas hasil jawaban perusahan sangat bervariasi mulai dari langsung menerima/menolak atau terjadi penguluran waktu berbagai macam alasan sampai 3 bulanan. Hal ini tidak kami komunikasikan dengan pengajar. Seharusnya apapun hasil dari follow up kami, diberitahukan kepada pengajar.
3. Terkadang tidak adanya janji yang dibuat sebelum bertemu dengan pengajar, tiba-tiba kami datang ke tempat pengajar padahal bisa jadi waktu tersebut tidak tepat karena kegiatan beliau-beliau ini tentunya sangat padat dan lebih penting. Tentunya ini menunjukkan ketidakprofesionalan kami sebagai EO/Provider pelatihan. Seharusnya kami buat janji dulu dengan pengajar, kapan ada waktu kosong dimana tidak mengganggu pekerjaan utama sehingga secara psikologis tercipta suasana yang menyenangkan ketika bertemu.

Mungkin dengan 3 hal diatas atau lebih yang kami tidak tahu tetapi dirasakan dampaknya oleh pengajar termasuk kurangnya komunikasi yang terjalin selama ini, ada beberapa pengajar yang merasa dilecehkan dan tidak dihormati sebagaimana semestinya

Sekali lagi kami mohon maaf dan kami berjanji tidak akan mengulangi lagi, Oleh karena itu, setelah kejdian ini, ada beberapa hal yang harus diperbaiki, seperti :

1. Posisi pengajar dan kami sebagai EO/Provider pelatihan adalah mitra yang sejajar dan saling membutuhkan satu dengan yang lain dengan prinsip saling percaya dan saling menguntungkan untuk jangka panjang.
2. Ada 3 jenis produk kami :
   1. Produk jadi oleh pengajar (paket pelatihan langsung dari pengajar)
   2. Produk atas permintaan perusahaan (costumized) dimana semua hal materi yang dibutuhkan didapat dari perusahaan dan tinggal kami komunikasikan dengan pengajar untuk menset-up program pelatihan yang diminta
   3. Produk yang memerlukan observasi terlebih dahulu dimana dengan kondisi bahwa perusahaan belum/tidak mengetahui kebutuhan pelatihan dan baru dibuat program pelatihan yang sesuai setelah didapat materi sebenarnya yang dibutuhkan (costumized but needs observation)

Plus : Tidak adanya sebuah jaminan setiap permintaan pelatihan dari perusahaan akan diterima kecuali sudah ada PO (Purchase Order) dari perusahaan yang minta pelatihan ditangan kami, jadi semuanya hanya berupa penawaran saja tetapi informasi apapun hasil dari penawaran tersebut, akan diberikan kepada pengajar

Oleh karena , kali ini kami menanyakan sesuatu kepada bapak, apa bapak masih berkenan/bersedia membantu kami sebagai pengajar freelance dan sebagai advisor bagi kami agar bisa lebih berkembang dimasa yang akan datang?Apapun jawaban dari bapak akan kami hormati.

Kalau bapak masih bersedia membantu kami, maka kami mohon kepada bapak untuk mengirimkan silabus pelatihan/ paket pelatihan yang biasa bapak bawakan dengan EO/Provider pelatihan yang lain sebagai produk yang sudah jadi oleh pengajar.

Tetapi apabila bapak sudah tidak berkenan lagi dengan kami, kami ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya karena telah membantu kami selama ini dan sering direpotkan oleh kami. Mungkin ini hanya perpisahan sementara saja dan kami harapkan apabila kami sudah berkembang dan sudah mempunyai nama di dunia pelatihan, kami harap bapak bersedia bergabung kembali

Terima kasih

Eko Gunawan (operasional)