Audit Internal Trainer ISO 9001 : 2000

TUJUAN

Memberikan informasi berkaitan dengan teknik dan tata cara audit serta ruang lingkup audit berdasarkan Permenaker No. Per.05/MEN/96

dan ISO 9001:2000

SASARAN

-     Menyebutkan PENGERTIAN AUDIT SMK3 dan JENIS AUDIT

-     Melaksanakan PROSES AUDIT INTERNAL

-     Menjelaskan RUANG LINGKUP  dan  INTERPRETASI ELEMEN AUDIT SMK3 dan ISO 9001:2000

-     Menjelaskan kegiatan TINDAK LANJUT dari AUDIT INTERNAL

Audit

• Proses penilaian yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasi bukti tersebut secara obyektif untuk menentukan kriteria audit yang telah dipenuhi

ISO 19011 : 2002-10-01

Audit SMK3

Pemeriksaan secara sistematik dan independen untuk menentukan suatu kegiatan dan hasil-hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan dilaksanakan secara efektif dan sesuai untuk mencapai kebijakan dan tujuan perusahaan

TUJUAN AUDIT

• Mengukur keefektifan penerapan sistem manajemen
• Identifikasi kekuatan dan kelemahan dalam sistem manajemen perusahaan
• Pemenuhan persyaratan pelanggan dan perundangan
• Menentukan tindakan perbaikan sistem

Organisasi harus menetapkan program dan prosedur audit :

• Pemastian pemenuhan persyaratan standard dan peraturan yang berlaku.
• Untuk menilai sistem manajemen sesuai kebijakan, tujuan dan perencanaan yang telah ditetapkan.
• Untuk melihat sistem manajemen telah diterapkan dan dipelihara secara efektif.
• Informasi kepada manajemen

»         ISO 14001 dan OHSAS 18001  (Clausal 4.5.4)

»         SMK3 Permenaker No. 05/MEN/1996 (Elemen 11)

»         ISO 9001:2000 (Clausul 8.2.2)

FUNGSI ORGANISASI AUDIT

Pada audit internal terdapat 3 pihak yang terlibat dalam proses audit yaitu

• Auditee
• Tim Auditor
• Klien / Manajemen

AUDITEE

·           Menginformasikan kepada pekerja

mengenai kegiatan, ruang lingkup serta tujuan audit

·           Menyediakan fasilitas yang diperlukan bagi kelancaran pelaksanaan audit

·           Menunjuk personil untuk mendampingi tim audit selama       proses             pelaksanaan

·           Menyediakan akses ke fasilitas, personil atau informasi       lain yang diperlukan auditor

.           Bekerja sama dengan tim auditor agar tercapai tujuan audit

TIM AUDITOR

• Independen
• Terlatih
• Objektif
• Analisis
• Pendengar yang baik
• Profesional

AUDITOR

• Melaksanakan audit sesuai     dengan

metode / teknik audit dan standar

/ peraturan yang berlaku

• Melaksanakan tugas berdasarakan area yang telah ditetapkan dalam perencanaan audit (audit plan)
• Mengumpulkan, menganalisa dan mendokumentasikan hasil audit
• Membantu penyusunan laporan audit

• ISO 19011:2002-10-01

LEAD AUDITOR

• Membuat audit program / jadual

audit sesuai dengan struktur atau

proses bisinis organisasi

• Memimpin, mengoordinir, dan mengarahkan tim audit sesuai dengan standar dan ruang lingkup audit
• Mewakili pihak tim auditor kepada auditee
• Menjaga kode etik dan independesi tim audit
• Melaporkan keseluruhan hasil audit

• ISO 19011:2002-10-01

KLIEN / MANAJEMEN

• Menentukan kebutuhan & tujuan

audit serta menentukan ruang

lingkup audit sesuai dengan

standar yang berlaku

• Menunjuk tim auditor pelaksana
• Menerima laporan hasil audit dan menentukan tindak lanjut melalui media yang tepat

PROSES AUDIT INTERNAL SMK3

• PERENCANAAN
• PERSIAPAN
• PELAKSANAAN
• PEMBUATAN LAPORAN
• TINDAK LANJUT

I. PERENCANAAN AUDIT INTERNAL

Perusahaan perlu merencanakan kegiatan auditnya agar dapat berjalan lancar dan memenuhi sasaran dari kegiatan audit tersebut. Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelumnya yaitu :

• Tujuan dan ruang lingkup audit;
• Personil pelaksana audit;
• Tugas dan tanggung jawab yang jelas;
• Jadwal audit;
• Dokumentasi kegiatan audit (prosedur, form, dll).

II. PERSIAPAN AUDIT INTERNAL

• Pengumpulan informasi
• Peninjauan dokumen (manual,SOP.dll)
• Mempersiapkan alat tulis dan checklist
• Pembuatan Jadual (time table) Audit
• Briefing tim auditor
• Mempersiapkan alat pelidung diri (jika diperlukan)

Contoh Audit Plan / Time Table

Date/Time  Functions/ Areas / Department /Activities to be audited (include related requirements)                                                                                    Auditor(s)

28/10/03  Day 1

09.00      Opening Meeting                                                                                                                                                                                                          All

09.30      Business process overview                                                                                                                                                                                       Ry/Up

10.00      Interview Top Management                                                                                                                                                                                       Ry/Up

10.10      Looking for objective evidence (audit document)

OSH Policy (1.1), Strategic Planning OSH

(2.1), Risk Management (2.1.1, 3.1.1, 6.1.1 & 9.1.1)                                                                                                                                                   Ry

OSH Manual (2.2), Safety Committee (P2K3) (1.4)                                                                                                                                                     Up

12.00      Break

13.00      Looking for objective evidence (audit document)

Structure and Responsibilities (1.2), Audit Internal (11), Review Management (1.3),

general affair (legal requirement & working permit system) (6.5.5, 6.1.3 & 6.6, 3.2.3)                                                                                               Ry

Inspection System (7.1), Environment monitoring (7.2), Monitoring Health (7.4),

Involvement and consultation with employee (1.4.1 & 1.4.2), communication system (2.3),

Documentation System (4), record control and analysis (10)                                                                                                                                    Up

16.30      End of audit day 1

29/10/03 Day 2

09.00      Looking for objective evidence (include audit document, observation, interview)

Production/Plant (include Audit Document, Site Visit, Interview with Employees, Prepare Emergency

Equipment for fire & first aid kits) (6.1, 6.2, 6.4, 6.5.8, 6.5.7, 6.7.1, 6.8)                                                                                                                    Ry

Maintenance & Workshop (include Utility, Safety Device Check, tag & lock out System, working permit) (6.5),

Design (3.1), EHS Equipment Calibration (7.3)                                                                                                                                                         Up

12.00      Break13.00Looking for objective evidence (include audit document, observation, interview) Purchasing (5),

Contract Review (3.2), Warehousing (9) (include final goods & raw material handling for : hazardous material),

HRD (training) (12), HRD (Selection, assignment, mutation) (6.3. 10.1.5).                                                                                                               Ry

Emergency responds & preparedness (include emergency team (6.7.6 & 6.7.7), First Aid (6.8), Policlinic,

WWTP (Waste Disposal System), Canteen (Facility), and Check Fire Prevention System (Sampling)                                                                   Up

16.30      End of audit day 2

30/10/03 Day 3

08.00      Continues audit process…                                                                                                                                                                                      Ry/Up

09.30      Auditor Meeting and Report WritingRy/Mj

10.30      Closing MeetingAll

12.00      End of 3 days audit

Note :

Control of OSH records, risk control, awareness, internal communication, and emergency response, corrective & preventive action will be audited at each area of

audit.

Monitoring objective and or target will be audited at each area of audit..

This audit plan is subject to change if necessary.

III. PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

• PERTEMUAN PEMBUKA
• KEGIATAN AUDIT
• PERTEMUAN AUDITOR
• PERTEMUAN PENUTUP

PERTEMUAN PEMBUKA

• Perkenalan dari tim audit
• Menjelaskan tujuan dan ruang lingkup audit
• Penjelasan jadual audit
• Menjelaskan proses audit
• Menyediakan daftar hadir pertemuan pembuka

Kegiatan Audit

• Menggunakan Daftar Periksa /

Checklist

• Melihat Bukti Obyektif dengan:

* Pemeriksaan dokumen

* Verifikasi

* Observasi

* Wawancara

Mencatat secara mendetil bukti obyektif

WAWANCARA

• Bersikap kooperatif
• Sopan, terbuka dan jangan berprasangka buruk
• Ciptakan atmosfir yang nyaman bagi auditee
• Berikan waktu yang cukup untuk auditee
• Perhatikan bahasa tubuh/body language
• Gunakan bahasa yang jelas
• Gunakan 5 W, 1 H dan “show me”

PERTEMUAN AUDITOR

• Melakukan evaluasi terhadap hasil temuan Audit
• Mencatat hasil temuan Audit kedalam Daftar Periksa Audit
• Mempersiapkan laporan temuan ketidaksesuaian untuk pertemuan penutup

PERTEMUAN PENUTUP

• Ucapan terimakasih
• Tim Audit menjelaskan seluruh hasil temuan Audit ke Auditee
• Auditee melakukan verifikasi terhadap hasil temuan Tim Audit & persetujuan atas hasil temuan
• Meminta auditee menentukan tindakan perbaikan
• Menyediakan Daftar Hadir Pertemuan Penutup

IV. PEMBUATAN LAPORAN

Laporan audit yang dibuat merupakan dokumentasi dari keseluruhan kegiatan audit dan hasil temuan audit, sehingga dapat menjadi bahan dalam Rapat Tinjauan Ulang Manajemen.

Isi dari laporan audit internal  ;

• Ruang lingkup dan tujuan audit
• Detil kegiatan audit (lokasi, tgl, auditee,dll)
• Kesimpulan umum (executive summary)
• Temuan audit dan rekomendasi perbaikan

V. TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

• Membuat program / rencana tindak lanjut,
• Melakukan pemantauan / verifikasi tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang ditemukan,
• Sebagai bahan masukan kepada pihak manajemen,
• Sebagai pertimbangan untuk frekuensi audit internal berikutnya,

Yang Menyebabkan Audit TIDAK Efektif:

• Auditor tidak kompeten dan independen

–         tidak menguasai dan memahami standard audit dan kegiatan auditee

• Perilaku Auditor yang buruk
• Komunikasi yang buruk antara auditor dengan auditee
• Auditee menutup-nutupi informasi kepada auditor
• Persyaratan standard audit belum diterapkan sepenuhnya oleh auditee.

8 Prinsip Mutu dalam ISO 9001:2000

1. Customer Focus
2. Leadership
3. Involvement of People
4. Process Approach
5. System Approach to Management
6. Continual Improvement
7. Factual Approach to Decision Making
8. Mutually Beneficial Supplier Relationships

Customer Focus

• Needs / Kebutuhan
• Expectation / Ekspektasi
• Requirements / Persyaratan
• ISO 9001 : 2000

–         Manajemen Mutu

–         Kebijakan Mutu

–         Sasaran Mutu

–         Perencanaan Mutu

–         Kesadaran Mutu

–         Produksi dan Penyediaan Jasa

–         Monitoring Kepuasan Pelanggan

–         Perbaikan Berkelanjutan

Leadership

• Arahan
• Menjadi teladan
• Membuat lingkungan yang kondusif
• Partisipasi
• ISO 9001:2000

–         Komitmen manajemen

–         Fokus pelanggan

–         Kebijakan Mutu

–         Sasaran Mutu

–         Tanggungjawab dan kewenangan

–         Komunikasi internal

–         Tinjauan manajemen

Involvement People

• Komunikasi
• Partisipasi
• ISO 9001:2000

–         Komitmen manajemen

–         Kebijakan mutu

–         Sasaran mutu

–         Tanggungjawab & Wewenang

–         Kesadaran, kompetensi dan pelatihan

–         Komunikasi internal

–         Lingkungan kerja

Process Approach to Management

• Fokus pada pengendalian input dalam proses
• Pencegahan ketidaksesuaian
• ISO 9001:2000

–         Persyaratan umum identifikasi tahapan dan interaksi proses

–         Persyaratan dokumen

–         Perwakilan manajemen

–         Perancangan

–         Perencanaan realisasi produk

–         Validasi proses

–         Monitoring dan pengukuran proses

System Approach to Management

• Perencanaan mutu untuk memenuhi persyaratan pelanggan
• Perencanaan komprehensif semua proses yang ada mulai dari kontak pertama dengan pelanggan hingga monitor kepuasan pelanggan
• Identifikasi, pemahaman dan pengaturan hubungan proses dalam sebuah sistem
• Pendekatan sistem untuk menciptakan efisiensi dan efektifitas dalam pencapaian sasaran mutu
• Pengendalian hubungan antar inface proses

Continual Improvement

• Belajar dari kesalahan dan masalah
• Pengukuran untuk mencegah timbulnya masalah
• Pengukuran kinerja sebagai sasaran organisasi
• ISO 9001:2000

–         Persyaratan umum

–         Komitmen manajemen

–         Kebijakan mutu

–         Sasaran mutu

–         Perwakilan Manajemen

–         Audit internal

–         Analisa data

–         Tindakan perbaikan dan pencegahan

–         Perbaikan berkelanjutan

Factual approach to decision making

• Analisa data dan informasi
• Komunikasi yang jelas
• ISO 9001:2000

–         Sasaran mutu

–         Perencanaan sistem manajemen mutu

–         Perwakilan manajemen

–         Komunikasi internal

–         Tinjauan manajemen

–         Pengendalian dari monitoring dan pengukuran alat

–         Kepuasaan pelanggan

–         Audit internal

–         Perbaikan berkelanjutan

Mutually Beneficial Supplier Relationships

• Hubungan saling menguntungkan antara pelanggan dengan supplier
• Pengembangan kualitas, keuangan, meningkatkan konsistensi dan stabilitas
• Komunikasi dan kepercayaan
• ISO 9001:2000

–         Persyaratan umum

–         Sasaran mutu

–         Perencanaan sistem manajemen mutu

–         Pembelian

–         Penyimpanan produk

–         Monitoring dan pengukuran produk dan proses

–         Analisa data

–         Tindakan perbaiakn dan pencegahan

–         Perbaikan berkelanjutan

RUANG LINGKUP & INTERPRETASI AUDIT SMK3

(Lampiran II Permenaker No. 5 Per/Men/96)

1   Pembangunan dan Pemeliharaan Komitmen

2   Strategi Pendokumentasian

3   Peninjauan Ulang Perancangan dan Kontrak

4   Pengendalian Dokumen

5   Pembelian

6   Keamanan Bekerja Berdasarkan SMK3

7   Standar Pemantauan

8   Pelaporan dan Perbaikan Kekurangan

9   Pengelolaan Material dan Perpindahannya

10 Pengumpulan dan Penggunaan Data

11 Audit Internal SMK3

12 Pengembangan Ketrampilan dan Kemampuan

Elemen 1 Pembangunan dan Pemeliharaan Komitmen

Komitmen manajemen puncak harus tetapkan :

• Kebijakan K3
• Tanggung Jawab & Wewenang
• Tinjauan Ulang & Evaluasi
• Keterlibatan Pekerja

Pembangunan & Pemeliharaan Komitmen

1.2  Tanggung Jawab & Wewenang

Elemen 2 Strategi Pendokumentasian

Strategi pendokumentasian seluruh sistem, prosedur, instruksi kerja, dan formulir serta program kerja yang berkaitan dengan pelaksanaan K3 ditempat kerja, meliputi :

• Perencanaan rencana strategi K3
• Manual SMK3
• Penyebarluasan informasi K3

Elemen 3 Peninjauan Ulang Perancangan dan Kontrak

Perusahaan harus melakukan peninjauan

ulang untuk setiap desain dan kontrak

dengan memperhatikan aspek-aspek K3

yang terkait di dalamnya :

• Pengendalian perancangan
• Peninjauan ulang kontrak

Elemen 4 Pengendalian Dokumen

Kegiatan yang berhubungan dengan

penginformasian pelaksanaan peraturan

dan K3 yang masih “up to date” dan

sistem pengontrolan dokumen yang

berhubungan dengan aspek K3:

• Persetujuan dan pengeluaran dokumen
• Perubahan dan Modifikasi dokumen

Elemen 5 Pembelian

Integrasikan Aspek K3 dalam

melakukan pembelian :

• Spesifikasi dari pembelian barang dan jasa
• Sistem verifikasi barang dan jasa yang dibeli
• Kontrol barang dan jasa yang dipasok pelanggan

Elemen 6 Keamanan Bekerja Berdasarkan Sistem Manajemen K3

Perusahaan harus memastikan bahwa semua proses kerja dan semua aspek terkait yang ada di seluruh tempat kerja telah diterapkan dengan aman, meliputi :

• Sistem kerja
• Pengawasan
• Seleksi dan penempatan personil
• Lingkungan kerja
• Prosedur pemeliharaan sarana produksi
• Pelayanan kerjai
• Tanggap darurat
• P3K

Keamanan Bekerja berdasarkan Sistem Manajemen K3

6.1  Sistem Kerja

Keamanan Bekerja berdasarkan Sistem Manajemen K3

6.4  Lingkungan Kerja

Keamanan Bekerja berdasarkan Sistem Manajemen K3

6.5  Pemeliharaan, perbaikan dan perubahan sarana produksi

Keamanan Bekerja berdasarkan Sistem Manajemen K3

6.7  Kesiapan menghadapi keadaan darurat

Eleman 7 Standar Pemantauan

Perusahaan harus memiliki sistem

pemantauan lingkungan tempat kerja

dan pemantauan kesehatan karyawan

secara teratur :

• Pemeriksaan bahaya
• Pemantauan lingkungan kerja dan kesehatan
• Peralatan inspeksi, pengukuran dan pengujian

Pemantauan Bahaya

7.2  Pemantauan lingkungan kerja

Elemen 8 Pelaporan dan Perbaikan Kekurangan

Penyelidikan dan tindakan perbaikan dapat

merupakan sarana untuk memberi

masukan kepada pihak manajemen dalam

melakukan perbaikan, perusahaan harus

memiliki suatu sistem pelaporan dan

perbaikan terhadap setiap kekurangan

yang ada :

• Pelaporan keadaan darurat
• Pelaporan Insiden
• Pelaporan kecelakaan kerja
• Penanganan masalah

Elemen 9 Pengelolaan Material dan Pergerakannya

Perusahaan harus memiliki suatu sistem

yang mengatur penanganan dan

perpindahan material yang dilakukan baik

secara mekanis maupun manual dimana

sistem tersebut juga mengintegrasikan

aspek K3 :

• Penanganan manual & mekanis
• Sistem pengangkutan, penyimpanan & pembuangan
• B3

Elemen 10 Pengumpulan Penggunaan Data

• Perusahaan harus memelihara catatan dan menyebarluaskan data kegiatan K3 di perusahaan

• Informasi yang berkualitas didasarkan pada pengumpulan dan analisa data secara sistematis

Elemen Audit SMK3

Perusahaan harus melakukan peninjauan ulang terhadap sistem manajemen K3 yang diterapkan di tempat secara berkala untuk menyakinkan bahwa SMK3 telah berfungsi dengan efektif melalui :

• Audit internal SMK3

Elemen 12 Pengembangan Ketrampilan dan kemampuan

Perusahaan harus memiliki suatu sistem yang memastikan seluruh karyawan dan manajemen yang ada di tempat kerja telah memperoleh pelatihan untuk setiap jenis tugas yang dilakukan

• Strategi pelatihan
• Pelatihan bagi manajemen & supervisor
• Pelatihan bagi pekerja
• Pelatihan bagi pengunjung & kontraktor
• Pelatihan keahlian khusus